Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Marek Czarnowski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Encode Marek Czarnowski, Mała Huta 42E, 16-402 Suwałki, NIP: 8442256350, REGON: 362210145 (dalej: „Administrator”).

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem e-mailem: kontakt@apliflow.pl lub listownie na adres siedziby. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

Polityka dotyczy danych zbieranych w serwisie apliflow.pl. Nie dotyczy danych, które klienci ApliFlow (np. gminy, fundacje) zbierają od wnioskodawców w swoich naborach – ich administratorem jest dany klient, a Administrator przetwarza je wyłącznie na jego polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.

2. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu

2.1. Formularz kontaktowy

Przetwarzamy: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwę instytucji lub organizacji i numer telefonu (jeśli je podasz) oraz treść wiadomości.

Cel i podstawa prawna: odpowiedź na wiadomość i prowadzenie korespondencji, w tym przygotowanie prezentacji lub oferty – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na odpowiadaniu na zapytania i obronie przed roszczeniami).

2.2. Materiały do pobrania

Przetwarzamy: adres e-mail podany w celu otrzymania materiału (np. wzoru regulaminu naboru).

Cel i podstawa prawna: wysłanie zamówionego materiału – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (świadczenie usługi drogą elektroniczną na Twoje żądanie). Otrzymanie materiału nie wymaga zgody na newsletter.

2.3. Newsletter

Przetwarzamy: adres e-mail, datę i treść udzielonej zgody, adres IP z chwili zapisu i potwierdzenia zapisu oraz informację o miejscu zapisu w serwisie.

Cel i podstawa prawna:

• wysyłanie newslettera i informacji handlowych o ApliFlow – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) w związku z art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej;
• wykazanie, że zgoda została udzielona (data, treść zgody, adres IP) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na rozliczalności i obronie przed roszczeniami).

Zapis wymaga potwierdzenia kliknięciem w link wysłany na podany adres (tzw. double opt-in).

2.4. Statystyki odwiedzin

Do mierzenia ruchu w serwisie używamy własnego narzędzia statystycznego działającego na serwerze Administratora. Narzędzie nie zapisuje plików cookies ani innych danych w przeglądarce. Dane nie są przekazywane zewnętrznym dostawcom narzędzi analitycznych ani reklamowych.

Przetwarzamy: adres odwiedzanej strony, stronę odsyłającą, wersję językową, typ przeglądarki i urządzenia (nagłówek User-Agent), datę i godzinę wizyty oraz skrócony adres IP – przed zapisem usuwamy jego ostatnią część (w adresach IPv4 ostatni oktet, w adresach IPv6 ostatnie 80 bitów), więc nie wskazuje on konkretnego urządzenia.

Cel i podstawa prawna: prowadzenie zbiorczych statystyk i ulepszanie serwisu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

2.5. Dane techniczne i bezpieczeństwo

Serwer automatycznie zapisuje w logach dane techniczne połączenia, m.in. adres IP, datę i godzinę żądania oraz typ przeglądarki. Cel i podstawa prawna: zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które przetwarzają je na zlecenie Administratora i na podstawie umowy powierzenia:

• OVH Sp. z o.o. (grupa OVHcloud) – hosting serwisu i bazy danych oraz serwer poczty elektronicznej; dane przechowywane są w centrum danych w Warszawie;
• UAB MailerLite (Wilno, Litwa) – obsługa zapisów i wysyłki newslettera.

Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, jeżeli wynika to z przepisów prawa.

4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator nie przekazuje danych poza EOG. MailerLite może korzystać z dostawców infrastruktury spoza EOG; w takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (np. EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

5. Okres przechowywania danych

• Formularz kontaktowy – przez czas prowadzenia korespondencji, a następnie do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń, nie dłużej niż 3 lata od ostatniej wiadomości. Jeżeli korespondencja doprowadzi do zawarcia umowy, dane przetwarzamy przez czas jej trwania i okres wymagany przepisami podatkowymi.
• Materiały do pobrania – przez czas potrzebny do wysłania materiału, nie dłużej niż 30 dni.
• Newsletter – do czasu wycofania zgody. Po jej wycofaniu przechowujemy wyłącznie dane potwierdzające udzielenie i wycofanie zgody (adres e-mail, daty, treść zgody, adres IP) przez 3 lata, w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
• Statystyki odwiedzin – 14 miesięcy, następnie dane są usuwane automatycznie.
• Logi serwera – nie dłużej niż 12 miesięcy.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
• wycofania zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@apliflow.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.

Masz także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.

7. Wycofanie zgody na newsletter

Zgodę na otrzymywanie newslettera można wycofać w każdej chwili, klikając link rezygnacji w stopce każdej wiadomości lub pisząc na kontakt@apliflow.pl. Po wycofaniu zgody nie wyślemy kolejnych wiadomości marketingowych.

8. Dobrowolność podania danych i zautomatyzowane decyzje

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie odpowiemy na wiadomość, nie wyślemy materiału ani newslettera. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

9. Pliki cookies

Serwis używa wyłącznie plików cookies niezbędnych do jego działania:

• apliflow-session – utrzymanie sesji, np. przy wysyłaniu formularzy i zapamiętaniu wybranej wersji językowej; wygasa po 120 minutach od ostatniej aktywności,
• XSRF-TOKEN – ochrona formularzy przed atakami typu CSRF; ważny tak długo jak sesja.

Serwis nie używa plików cookies analitycznych ani reklamowych, w tym plików zewnętrznych dostawców. Pliki cookies niezbędne do świadczenia usługi nie wymagają zgody (art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej). Możesz zablokować lub usunąć pliki cookies w ustawieniach przeglądarki, ale część funkcji serwisu, np. wysyłanie formularzy, może wtedy nie działać.

10. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana, np. w razie zmiany przepisów lub usług. Aktualna wersja z datą obowiązywania jest zawsze dostępna na tej stronie.